中小企业办公OA协同管理系统

OA（办公自动化）系统是企业领导决策的辅助系统，是管理者的组织管理系统，是员工的信息平台，它能将企业对人的管理实现信息化，将人由主观意识形成的的规划、方案、结论、评估、决策等非数据化、非数值型的数据同业务系统中财务、采购、库存、销售等数据化数值型数据结合起来，形成一个二元化工作流。可以分析数据的企业办公OA软件

OA系统将使以ERP为代表的商业模式核心流程得到最大的效率保障，让企业实现高效的工作模式和管理方式，提升运营效率、增加管理收益。通过OA系统能够加强控制落实规范，加强组织执行能力，提高组织学习能力，提高人力资源竞争力，降低管理运营成本，整合IT系统信息资源为决策提供全面信息支撑，改善沟通，辅助文化建设提高 凝聚力。

应用OA系统不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

应用OA系统还可以强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

OA系统的基本模块

OA系统的基本功能包括：基本信息管理、新闻管理、公文流转、即时通讯、考勤管理、公告管理、协同办公、会议管理、系统管理和常用的工具等十个模块，覆盖了日常办公所需的基本功能。下面对每个模块的功能做简要介绍。

1、公文流转管理

用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。子功能包括:发文拟稿、发文办理、收文办理、公文处理，后台管理。

2、即时通讯管理

以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，离线用户在登录时会得到提示。将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，待办事情,系统将以即时通讯的方式告知用户。

3、考勤管理

   在工作中对临时异地办公人员进行管理，员工可以在外地以WEB方式与总部进行沟通协调。

4、会议管理

   利用网络进行会议通知、会议参与、会议总结查询等功能，只要上线便可以即时通讯方式通知。

5、公告管理

   可以发布企业内部日常的公告通知，可以选择指定人员进行发送。

6、协同办公管理

   此模块主要功能是通过网络信息传输已达到分派任务，审批任务，处理任务，的功能，以提高工作效率。主要包括：拟办任务，待审批任务，未完成任务，已完成任务。

7、常用工具管理

常用工具是为了方便用户日常工作的小工具，主要包括：公司通讯录，日程安排，记事本，个人通讯录

（1）公司通讯录

查询公司内人员的基本信息如职位，电话，以及所属部门等，可以按姓名，部门进行查询。

（2）日程安排

此模块是每个用户可以安排自己的日程，能够添加今天以后的日程安排，但是之前的日期只能删除或查询，今天以后的日程可以添加，删除，修改等功能，而且添加的日程相对应的会显示颜色，以方便用户查询哪天有日程安排。记录了自己对每天工作事物的安排，并在日期控件中有所提示，添加日程安排包括日程标题，日程内容。

（3）记事本

每个用户记录自己的事情，记事的标题，内容，时间等，具有添加，删除，修改等功能，而且每个用户的记事本是独立的。可以按记事标题进行查询，可以删除。

（4）个人通讯录

此模块是用户个人的通讯录，记录自己朋友的以及同事的电话联系方式，用户的权限可以添加，删除，修改。自己添加的通讯信息路，不再局限于单位内部的通讯路，添加包括姓名，电话。可以按姓名查询。可以删除。

8、新闻管理

（1）新闻添加模块

主要用来添加新闻详细信息，包括：新闻标题，新闻内容，作者，来源，附件信息等。

（2）新闻管理

主要用来管理已添加的新闻信息，包括：查询功能，修改功能，删除功能。

（3）新闻发布

主要用来给管理员发布新闻，在新闻添加成功后系统用户是不能浏览到新闻信息的。只有在管理员允许发布后用户才能浏览到新闻信息。

9、基本信息管理

基本信息主要是用于管理员设置和其他模块有关联的信息，主要包括：会议室管理，职位管理，公文参数，公文流程。

（1）会议室管理 

主要用来维护会议管理模块中的会议室信息，包括添加会议室，添加内容包括会议室名称，地点，负责人，删除会议室，查询已添加会议室。

（2）职位管理

 主要用来维护用户管理模块中的职位信息，包括添加职位职位，删除职位，查询已添加职位。

（3）公文参数 

主要用来维护公文流转管理模块中的公文参数信息，包括文件字，缓急程度，保密级别，归档类型，办阅标识。可以添加参数名称，参数说明。

（4）公文流程 

主要用来维护发文管理模块中的公文流程参数信息，包括添加流程名称，流程说明，添加具体的流程步骤，包括步骤名称，步骤说明，步骤序号。删除流程，删除步骤。

10、系统管理

系统管理功能是面向系统管理员，对系统进行基础数据设置以及系统管理的控制后台。主要包括包含用户管理、部门管理、角色管理、菜单管理、系统设置、日志管理、数据库备份、个人信息设置。

（1）用户管理 

搭建好部门和角色后即可添加系统用户。在添加用户时，可设置该用户的可访问的栏目及所属部门和担任职位的分配。

（2）部门管理

 对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括：设定部门名称、以及各部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关联关系。

（3）角色管理

 “角色”概念的应用有助于系统将工作岗位与涉及的具体用户进行分离。调整组织机构或人员时，系统管理员只需对该角色涉及的用户操作权限做简单的调整，即可保证系统的正常运行，不必大规模地修改工作流或人员的权限控制，从而将系统管理员地维护工作量减少到最低。在此可以设置角色名称、角色权限等。

（4）菜单管理

 对于系统的左侧导航菜单进行维护，在此可以设置菜单名称，菜单链接，菜单序号。

（5）系统设置 

可自行对系统名称，数据显示条数进行设定。

（6）日志管理

记录了登陆人员登陆（退出）的IP地址、时间，添加、修改、删除数据等操作，可以按条件搜索、删除、清空日志，方便了解用户的操作。

（7）数据库备份

 用于给相应的用户备份系统数据库的功能，并支持下载已备份的数据库。

（8）个人信息设置

 用于调整已登录用户自己的相关信息。例如姓名，性别，电话，传真，等等。

2.2  OA系统的扩展模块

OA系统的扩展模块根据企业的需求，在OA系统的基本模块的基础上进行二次开发，可根据企业的需求定制该部分的功能。下面列出几个可扩展的模块。

1、视频会议连接模块

视频会议组件是一款新一代便携型网页视频会议系统,是纯软件视频会议产品。用户通过OA软件，需普通的PC机，麦克风，摄像头就能够轻松在互联网上召开网络会议。网络会议系统操作简单，实用易用。基于Web浏览器界面，不用下载任何控件，只要能打开网页的地方就能打开使用，几乎无须培训就能直接使用。采用网络会议，协同工作，远程培训，远程面试，监控指挥调度，达到提升效率，节省大量差旅、电话费。

2、企业网站数据互通

    OA实现将企业网站数据与OA系统数据相互连接，通过OA系统即可对网站新闻进行更新操作。还可将网站数据连接到OA系统进行显示，将OA业务处理结果发布到网站上。

3、其他业务系统数据连接

    OA系统可以与其他业务功能系统ERP系统进行数据互通，将组织管理与业务管理相结合为您的决策、管理提供全面的信息化管理。